Скачать лучший ежедневник достижения целей. План достижения целей

А вы знаете, что первый ежедневник в привычном для нас виде появился в массовом производстве в Италии в 1650 г. И назывался «агендом», что в переводе означает: «То, что надо сделать».

Сейчас я расскажу о 15 правилах как правильно вести ежедневник.

У многих есть ежедневник, но не многие знают как эффективнее всего пользоваться им. Между тем умение использования ежедневника значительно важнее того, какой у вас ежедневник. Точно так же как умение рисовать важнее того, насколько хорошие кисти будут использованы.

В продаже на книжных полках лежит огромное количество ежедневников, различных расцветок, фасона корки, но на этом их отличие заканчивается. Большая часть всех ежедневников представляет разлинованные листочки, в лучше случае, с указанием времени вначале левой части страницы. Для грамотного планирования такой ежедневник подойдет плохо, его нужно доработать.

Безусловно, такой ежедневник поможет в планировании и лучше, чем стикеры или листки бумаги. Но, я сейчас расскажу, как из обычного ежедневника сделать, похожий на профессиональный и как правильно вести ежедневник. Уверен, что для большинства зрителей эти рекомендации помогут более эффективно пользоваться ежедневником и лучше планировать дела как на работе, так и дома.

1. Избегайте чрезмерно жесткого планирования

Многие делают одну очень серьезную ошибку при ведении ежедневника, а именно чрезмерно жестко планируют день. Разберем подробнее, что будет если попытаться распланировать каждую минуту своего времени.

Допустим, мы составили такой план:

с 9 до 10 планерка;

с 10 до 11:30 встреча с клиентом;

с 11:30 до 13:00 подготовка ком. предложения;

А теперь давайте подумаем, что произойдет с нашим графиком, если планерка затянется на 1 час? Или клиент приедет раньше, чем запланировано? Или вас попросят срочно подготовить очень выгодное коммерческое предложение, которое будет неактуально, если не сделать его в ближайшие несколько часов. Конечно, можно будет жестко отреагировать на все неожиданные ситуации из жизни - с планерки уйти, если она задержится, клиенту сказать, чтобы ждал намеченного времени и сообщить, что у вас нет времени на подготовку очень выгодного коммерческого предложения. Но с таким подходом можно очень быстро лишиться работы, бизнеса и дружеских отношений.

Минус такого чрезмерно жесткого планирования, в том что оно не учитывает форс мажоры , являющиеся неотъемлемыми в нашей жизни. К тому же слишком жесткий график угнетает нашу нервную систему , если стараться изо всех сил успеть, придется чрезмерно напрягаться и в конечном счете вы быстрее будете уставать. Будет падать мотивация и ухудшаться самочувствие, т. к. чем жестче составлен график, тем больше отклонения от него, что и приводит к разочарованию и отрицательным чувствам , вследствие в кровь выбрасываются гормоны стресса, которые могут вызывать головную боль, усталость, подавленность, раздражительность и т. д.

В то же время если не составлять план действий, то можно забыть о встрече, звонках и просидеть весь день занимаясь ерундой из-за отсутствия мотивации и желания приступить к делу.

Что же делать?

Выход есть, нужно соблюдать баланс гибкого и жесткого графика. Совсем без жесткого графика желание работать меньше и производительность тоже. С очень жестким графиком желание работать выше, но появляется стресс, усталость, раздражительность и производительность тоже снижается. Поэтому очень важно, соблюдать баланс, чтобы у вас был и жесткий график, куда вы заносите дела, привязанные ко времени и гибкий, который позволит вам работать в комфортном темпе в промежутках между жесткими задачами.

2. Привести в нужный формат

Начнем с того, что в тайм-менеджменте все дела следует делить по степени важности и срочности. Классическая схема разделения состоит из 2 колонок:

1 Колонка. Жесткие задачи , это дела, которые привязаны ко времени. Например, «совещание в 11:00», «позвонить клиенту в 15:00», «бассейн в 19:00».

2 Колонка. Гибкие задачи . Это дела, которые не привязаны ко времени, к ним можно приступить в любой момент или перенести на другое время. Например: «Разобрать документы на столе», «подготовить коммерческое предложение», «ответить по электронной почте», «купить продукты» и т. п.

Зачем разделять страницы

А может не разделять страницы пополам, а писать все подряд, подписывая время напротив жестких задач? Как вы думаете? Жесткие и гибкие дела обязательно нужно отделять. Это разделение дел требуется, чтобы жесткие задачи, привязанные к определенному времени, не затерялись в гибком графике. Например, если вы договорились позвонить клиенту в 15:00 и помимо этой задачи будет еще 10 различных дел непривязанных ко времени, то можно забыть сделать этот звонок, поскольку задача визуально затеряется среди других записей.

Часто дела из жесткого графика важнее, чем в гибком, поскольку от их невыполнения могут быть серьезные последствия, нередко непоправимые. Например, вовремя не позвонив клиенту, его можно упустить, т. к. не дождавшись звонка, клиент может обратиться в другую компанию. А если не сделать дело из гибкого графика, то серьезных последствий может не быть.

Чтобы не забыть все жесткие дела, привязанные ко времени их следует отделять от остальных, так они будут у вас всегда на виду. Как я уже описывал ранее, большинство ежедневников больше похожи на листки в линейку. Поэтому первое изменение, которое следует внести в доработку ежедневника это: Разделить страницы на 2 колонки. Первая колонка - жесткий график, дела привязанные ко времени. Вторая колонка - гибкий график, задачи, которые можно сделать в удобное время. Такое простое действие, как разделение листка пополам значительно повысит вашу личную эффективность.

Очень распространенной ошибкой в тайм-менеджменте является выполнение дел по дате выступления, а не в порядке их значимости. Неважно, когда появилась задача, важно не приступать к ней пока не сделаны более важные. Поэтому в колонке гибкого графика всем задачам нужно присвоить приоритет. Чтобы начинать работать не с мелочевки, которая мало как изменит нашу жизнь, а действительно с самых важных дел, от которых сильно зависит наше будущее.

Когда вы записали в правую колонку все гибкие задачи, то перед каждым делом поставьте букву, характеризующую важность дела:

Буква А. Сделать обязательно, если пропустить будут серьезные последствия. Например, «заплатить налоги».

Буква Б. Сделать желательно, но в крайнем случае можно отказаться, при невыполнении будут небольшие неприятности. Например, если не починить стиральную машину, будут небольшие неприятности - возможно, придется стирать на руках, но ничего страшного не случиться, только небольшие неприятности. Или если не обсудить проект с коллегами, то могут быть недоработки, в то же время некритичные и будет время их исправить.

Буква В. Сделать неплохо, в случае невыполнения неприятных последствий не будет. Например, «подготовить предложения по развитию компании», «повесить люстру вместо лампочки». Если это не сделать плохих последствий не будет.

Как только напротив каждого дела мы поставим приоритет, т.е. буквы «А», «Б» или «В», станет значительно проще определить, что главное, а что второстепенное. Как вы уже понимаете при работе с ежедневником нельзя приступать к задачам из «Б», пока не выполнены дела с приоритетом «А», а дела «В» нельзя начинать, пока не сделаны «Б». Такая простая расстановка приоритетов напротив каждого дела может значительно повысить вашу личную эффективность и у вас получится больше успевать.

4. Начинайте с лягушки

Лягушкой называют в тайм-менеджменте неприятное дело. Есть рекомендация начинать работу с самого неприятного дела. Почему? В начале работы, как правило, большего всего энергии, поэтому это время, как нельзя кстати подходит для выполнения дела на которое, как раз и требуется больше всего сил. Именно неприятные дела тяжелее всего начать, поэтому рабочий день должен начинаться с лягушки, т. е. самого неприятного дела.

Старайтесь, каждый свой день начинать с лягушки, но только в тех случаях, когда вы сможете успеть все более важные дела, чем лягушка. Если вы не успеете сделать более важные задачи в течение дня, то откажитесь от лягушки на сегодня, ведь - неприятное дело может быть менее важным.

Начиная работу с лягушки вы быстро сможете подчистить все хвосты и недоработки, которые оказывают деморализованное действие на любого человека. Чем больше вы успеваете, тем комфортнее себя чувствуете.

5. Вечернее планирование

Составление плана на следующий день необходимо делать накануне вечером, т. е. за день. Самое лучшее время для составления планов на завтра - конец рабочего дня. Если в конце рабочего дня не записать планы на следующий день, то мы будем хранить эти дела в голове и периодически вспоминать, чтобы не забыть. Это лишние мысли, которые мешают расслабиться и отнимают энергию, а также уменьшают умственные способности, т. к. чем больше мозг загружен запоминанием информации, тем меньше ресурсов остается для мышления и обдумывания других дел.

Если составить план на следующий день вечером, то мы освободим мозг от лишних мыслей и сможем лучше отдохнуть и выспаться. Планируйте следующий день за 15 минут до окончания работы.

6. Выделяйте дела

Чтобы легче было ориентироваться в ежедневнике, выделяйте важные и неприятные дела. Самые важные дела можно обвести вокруг ручкой, чтобы они выделялись среди остальных. Самое неприятное дело(лягушку) - также выделяйте в ежедневнике по особенном, например, напротив этой задачи можно ставить восклицательный знак или букву «Л».

Эти простые действия позволят сделать важные и неприятные задачи более заметными, а значит вы чаще будете обращать на них внимание и сделаете с большей вероятностью, чем остальные.

7. Вычеркивайте дела

От выполнения любого дела мы получаем удовольствие, наш мозг выделяет гормоны счастья при любом положительном достижении. Чем больше достижение и труда было вложено, тем больше радости мы ощутим. Но эта радость длится очень быстро, считаные секунды. Но мы можем продлить и усилить это ощущение радости с помощью очень простого действия: Вычеркивания дел после их завершения.

Когда мы вычеркиваем дело, то сильнее концентрируемся на мыслях о его завершении и поэтому получаем больше удовольствия. Всегда вычёркивайте завершенное дело. Кстати, удовольствие можно продлить если разбить дело на несколько этапов и отмечать выполнения каждого из этих этапов.

8. Создаем напоминания

Даже если вы записали дело в ежедневник, далеко не факт, что вы вспомните о нем вовремя. Чтобы обезопасить себя от этого, можно дополнительно создавать напоминание в будильнике на телефоне, а в названии писать задачу. Таким образом, будильник прозвонит в нужное время и вы не забудете, про важную встречу, телефонный звонок или др. дело привязанное ко времени.

9. Контролируем мотивацию

Даже когда вы напишите план действий на листочке вы уже повысите желание его сделать и мотивация вырастет, подобно тому как аппетит приходит во время еды.

Также на мотивацию и желание работать можно влиять еще 2 способами:

1. Чтобы повысить мотивацию , т. е. желание работать можно увеличить количество жестких дел, если, конечно, график позволяет. Увеличить количество жёстких дел, привязанных ко времени очень просто - достаточно выбрать несколько гибких задач и указать время работы с ними. Например, если вам нужно подготовить финансовый отчет, который является делом гибким, т. е. вы можете приступить к нему в любое время, то для повышения мотивации можно указать точное время для подготовки, допустим, с 15 до 16, тогда желание выполнить работу повысится, установленные сроки здоров стимулируют к выполнению дел.

Более мягким стимулирующим фактором, который позволит повысить мотивацию к работе, является установка времени работы над задачей без привязки ко времени. Например, напротив задачи «подготовить финансовый отчет» укажем время работы, допустим, 30 мин. И пока мы не поработаем 30 мин. над этим делом, мы не приступим к остальным менее важным делам. Чем больше ограничений времени вы вводите, естественно, в разумных пределах, тем больше повышаете мотивацию к работе.

2. Понижение мотивации. Чтобы понизить мотивацию, нужно, наоборот, как можно меньше дел привязывать ко времени. По возможности уменьшить количество жестких дел, стараться работать с задачами своевременно, и не допускать, момента когда дело из несрочного превращается в срочное.

Если вы едете на встречу, то старайтесь договаривать не о точном времени, а об интервале, например, что вы будете на месте с 15 до 16, разумеется в тех случаях, когда это будет уместно.

Помните, что слишком сильная мотивация делает человека раздражительным, нервным, не позволяет радоваться жизни . А слишком слабая мотивация - не даст добиться желаемых результатов .

10. Правило 50%

Правило означает, что нельзя планировать более 50% времени в жестком графике. Старайтесь не планировать жесткие дела, привязанные ко времени, подряд, друг за другом, а оставляйте между ними запас, желательно не менее 50% от общего количества свободного времени.

Если запланировать весь день по минутам, то любая накладка сделает невозможным выполнение графика, вы будете деморализованы и испытаете стресс из-за несовпадения ожиданий с реальным положением дел. Например, встреча с клиентом может затянуться на 1 лишний час или позвонит очень крупный заказчик и попросит срочно подготовить расчёт или вы просто почувствуете, что очень устали и нужно отдохнуть.

Если же у вас останется свободное время между запланированными жёсткими делами (левая колонка), то его можно потратить на выполнение задач из гибкого графика (правая колонка), которые не менее важны, но не привязаны ко времени. Чередуя жесткие и гибкие дела, вы сможете успевать самое главное в жизни.

11. Чистые листки в ежедневнике

В традиционном ежедневнике место на листках ограничено. Может возникнуть ситуация, когда вся страница уже полностью исписана и для новой информации просто нет свободного пространства. Можно, конечно, продолжать писать на следующие дни, но это не лучший вариант, т. к. на другой день может не хватить места для планирования. На этот случай у вас в запасе всегда должно быть несколько чистых листков в конце ежедневника, их можно прикрепить к последней странице канцелярской скрепкой.

Если случится, что вам нужно еще оставить некоторые заметки по текущему дню, а вся страница уже исписана, вы можете взять чистый листок бумаги из конца ежедневника и прикрепить его скрепкой или степлером к текущей, уже заполненной странице и продолжить записи. Помимо листочков, в конце ежедневника можно еще хранить несколько канцелярских скрепок, чтобы при необходимости, зафиксировать чистые листки на необходимых страницах. Сами листки могут быть любого формата, их можно подготовить, обрезав страницы а4 или просто согнув в 2 или несколько слоев.

12. Не захламляйте ежедневник

Часто можно видеть такую ситуацию, когда люди пишут в ежедневник все подряд, например: описание проектов, рецепты блюд, пожелания клиентов и т. д., а когда места на странице заканчивается, то записи продолжаются на несколько страниц вперед, на дни которые еще не наступили. Такой информационный хаус мешает использовать ежедневник по прямому назначению, потому что не остается места для планирования дня.

Конечно, вести ежедневник в хаотическом порядке это лучше, чем если его вообще не вести. Но если вы хотите увеличить эффективность, то придерживайтесь правила: «Нельзя писать никакой информации на следующий день, до тех пор, пока вы не составите план на этот день». Иначе на самом видном месте окажется информация, которая будет не нужна при расстановке приоритетов и будет затруднять обзор текущих дел. Чтобы избежать захламленности ежедневника, когда много поступающей информации, - просто пишите ее в другом месте.

Исключение из правила

Если общее количество записей и справочной информации в вашем ежедневнике не займет более 50% места на страницах, то описанное выше правило, к вам не относиться, можете писать любую информацию в ежедневник, если вам так будет удобно. Такие записи не сильно уменьшат производительность труда.

Но! Если вы понимаете, что страница в вашем ежедневнике вместе со справочными данными будет заполнена более чем на 50% то лучше писать доп. информацию в отдельном месте, чтобы сохранить продуктивность и не потерять из виду план на день.

13. Заведите рабочую папку или тетрадь

Ежедневник предназначен для составления плана, не превращайте его в справочник. Храните справочную информацию, расчеты, результаты переговоров в отдельной тетради, не в ежедневнике, т. к. в ежедневнике места может не хватить. Также в ежедневнике неудобно искать записи в будущем, когда они пригодятся, т. к. идет сортировка не по задачам, а по времени, особенно это относится к длительным проектам, когда информация в дальнейшем будет изменяться. Заведите себе для таких целей тетрадь, или папку со скрепленными листочками.

14. Ставьте цели в ежедневнике

Постановка целей стимулирует к их достижению, поэтому если ставить цели, то можно достичь желаемого быстрее, чем если цели не ставить. Один раз поставить себе цель часто бывает недостаточно, т. к. любая информация со временем забывается, в том числе и цели, вследствие может упасть и скорость достижения желаемого. Поэтому цели необходимо регулярно повторять, чтобы сохранить их силу и желание достигнуть на должном уровне.

Приведу 2 способа постановки целей в ежедневнике:

1. Написать цели на закладке. Каждый раз, когда вы будете открывать свой ежедневник на текущей странице с помощью закладки, вы будете видеть записанные цели. Такое простое действие, как написание целей на закладке страниц усилит вашу мотивацию и может помочь достигнуть поставленных целей быстрее.

2. Переписывать цели каждый день. Суть метода заключается в том, чтобы перед началом планирования дня, писать ваши цели заново на странице ежедневника. Если цели личного характера, то можно переписывать их и на обычном листке в блокноте, чтобы быть уверенным, что никто их не увидит. Гавное написать не один раз, а регулярно переписывать, например, каждый день перед началом работы.

У вас возникнет вопрос в рациональности таких действий: «Зачем делать одно и то же действие и каждый день переписывать цели?» Я отвечу: «Когда мы пишем, то включается моторика движения и мы вынуждены следить за тем, чтобы текст на бумаге был осмысленным, а для этого активизируется много областей нашего мозга, отвечающих за концентрацию и координацию». Причем на бумаге писать предпочтительней, чем на компьютере, телефоне, планшете или др. электронном устройстве т. к. движения в письме на бумаге более сложные и позволяют лучше сконцентрироваться на цели.

Активизирую области мозга, отвечающие за написание, мы автоматически отключаем другие мысли и думаем только о том, что пишем. Иначе говоря, можно прочитать цели и в это время думать о другом, в итоге, результат такого чтения близок к нулю. Но если мы будем не читать, а писать на листке, то не думать о том, что вы пишите невозможно, иначе на бумаге будут каракули. Если вы записали цель на бумаге, то будьте уверены, вы повторили цель, а если прочитали, то далеко не факт .

Кстати: Брайан Трейси - один из самых популярных бизнес-консультантов, в своей книге пишет, что каждый день переписывает цели заново.

Дополнительным фактором, который усиливает восприятие любой информации - является «проговаривание вслух» . Когда мы, что то проговариваем вслух, то задействуется еще один орган восприятия. Проговаривание любой цели, независимо, читаете ли вы ее или пишите усиливает восприятие.

А теперь я приведу таблицу эффективности различных способов повторения целей:

3. Написать на бумаге - высокая эффективность.

Важно: План на следующий день, эффективнее составлять накануне вечером, чтобы освободить голову и быстрее отключиться. Но с целями рекомендуется поступать наоборот. Цели желательно повторять именно в самом начале дня , т. к. повторение целей стимулирует вас к работе. Если повторять цели в конце рабочего дня, когда вы пишите план на следующий день, то вместо отдыха вечером после трудового дня, вы будете больше думать о работе, т. к. повторение целей стимулирует эти мысли и вы не сможете хорошо отдохнуть.

Если вы испытываете недостаток мотивации, то можно повторять цели когда угодно и сколько угодно, пока мотивация не вырастет до необходимого уровня. Но слишком большая мотивация - тоже плохо т. к. вы становитесь раздражительными, жесткими и восприимчивее к любой неудаче, в общем избыток мотивации ведет к сильному стрессу, плохому настроению и самочувствию . Если переусердствовать и слишком часто повторять свои цели, можно превратиться в загнанную лошадь и перестать получать удовольствие от жизни.

Еще в 1908 г. психологи Иеркс и Додсон проводили эксперименты на мышах, которым нужно было быстрее пройти лабиринт. Мотивацию у мышей поднимали ударами тока. В результате эксперимента оказалось, что излишняя мотивация, вызванная сильным напряжением, только удушала результат, т. к. появлялись отрицательные чувства, такие как страх и боль, вырабатывались гормоны стресса, которые ухудшали физиологические способности.

Таким образом, было установлено, что существует средний уровень мотивации, который позволяет быстрее всего достичь цели. Поэтому помните, что излишняя мотивация приводит к стрессам и раздражительности. Если у вас и так много мотивации, возможно, стоит реже повторять цели.

15. Заведите электронный ежедневник

Конечно, выбор бумажного или электронного ежедневника - дело вкуса, а о вкусах, разумеется, не спорят. Выбор бумажного ежедневника или электронного по большому счету определяется типом личности, в частности, складом ума. Если у вас технический склад ума, то электронный органайзер предпочтительней бумажного. А если гуманитарный склад ума, то предпочтительней бумажный вариант. Как вы понимаете в любом правиле есть исключения.

Установите электронный органайзер на телефон

Даже если большую часть времени вы используете бумажный ежедневник, телефон станет отличным дополнением и имеет следующие преимущества:

- Авто напоминание звуковым сигналом . У органайзера на телефоне есть неоспоримое преимущество перед бумажной записной книжкой - он может напомнить о событии с помощью мелодии звукового сигнала, а вот бумажная записная книжка напомнить не сможет. А поскольку, телефон всегда с нами и поставлено напоминание о событии, то вы можете не волноваться, что пропустите запланированное, звуковой сигнал вам напомнит точно в срок.

Вместо автонапоминания событий, привязанных ко времени, в органайзере, можно использовать обычный будильник, подписывая в названии задачу для выполнения.

- Работа одной рукой. Чтобы открыть бумажный ежедневник нужно 2 руки. Но бывают ситуации, когда необходимо посмотреть, оставленные ранее записи, а 1 рука уже занята, например, вы едете в транспорте и держитесь за поручень, идете по улице с зонтиком. В таких ситуациях, когда одна рука занята - значительно удобнее и комфортнее пользоваться телефоном, на котором установлена электронная записная книжка.

Если вы часто бываете в поездках, особенно в общественном транспорте, перенесите часть задач на телефон в электронный органайзер.

- Удобство. Во многих ситуациях неудобно брать с собой бумажный вариант. Например, когда вы находитесь в магазине, в спортивном зале, в гостях или на отдыхе, то носить с собой ежедневник может быть очень неудобно. А телефон очень компактный и всегда с вами, его очень просто взять с собой практически в любое место, а значит вы сможете всегда быть в курсе запланированных дел.

- Облегчение груза и уменьшение объема. Еще одним плюсом записной книги на телефоне является то, что нет необходимости носить с собой бумажный вариант, который занимает место в сумке и весит как бумажная книжка.

- Большие объемы информации. Записную книгу на телефоне можно использовать для хранения больших объёмов информации. Например, вы можете скопировать целую статью, которая может пригодиться в дальнейшем значительно быстрее, чем записать. При этом на телефоне могут храниться более сотни книг, в то время как в бумажном, объем ограничен весом и размерами листков, которые вы берете с собой. Также, немаловажным плюсом является возможность очень быстрого копирования всей необходимой информации. У многих электронных органайзеров есть возможность синхронизации с компьютером, что позволяет еще быстрее и эффективнее использовать телефон по сравнению с бумажной версией.

- Не нужно переписывать задачи. При невыполнении дел в бумажном ежедневнике, мы переписываем их на следующий. Электронный органайзер на телефоне позволит избежать лишних действий, т. к. установить новый срок быстрее, чем переписать дело заново.

- Дела привязанные к месту. В записной книжке удобно записывать дела, привязанные ко времени, но также существуют дела, которые привязаны к некоторому месту и не зависят от времени. Как правило, - это несрочные дела, которые лучше сделать, если вы будете проезжать недалеко от места, где вы можете их выполнить. Таким образом, можно сэкономить огромное количество времени на дороге, ведь вы делаете необходимое по пути, когда проезжаете мимо.

Например, вам необходимо купить несколько инструментов в строительном магазине, если дело несрочное, то не стоит ехать в магазин сразу же, лучше создать в телефоне заметку: «Дела в строительном магазине», а как только вы будете проезжать мимо строительного магазина, вы можете посмотреть на телефоне, что необходимо купить. Так вы сэкономите время на дороге, чем если бы поехали целенаправленно в этот магазин. Среди таких дел можно выделить следующие: «когда буду на даче», «если буду в офисе», «когда окажусь в продуктовом» и т. д.

К сожалению, в традиционных ежедневниках мало дополнительных листков для заметок, иначе говоря, там почти нет места для ведения списка дел, привязанных к месту. Конечно, дела привязанные к месту можно записывать и на отдельных листках, но это также будет неудобно. Лучше места для записи дел привязанных к месту, чем в телефоне, в большинстве случаев нет. Это еще один довод в пользу органайзера на телефоне.

- Дела привязанные к людям . Также как с задачами, привязанными к месту, есть дела привязанные к людям. Например: «при встрече с Вадимом обсудить ход работы» или «передать документы при встрече с Людмилой» и т. д. Суть такая же, если дело несрочное нет необходимости выполнять его сразу же, часто имеет смысл записать его в ежедневник на телефоне и выполнить тогда, когда вы будете недалеко и сэкономить время на дороге.

Даже если вам больше нравится бумажный вариант - попробуйте, приведенные выше рекомендации в жизни, установите электронный органайзер к себе на телефон, эти действия могут значительно упростить вашу жизнь . Существует огромное количество электронных записных книжек, которые устанавливаются на мобильный телефон. Рекомендую evernote с бесплатной синхронизацией с компьютером или более продвинутый Российский аналог leadertask , но синхронизация у него платная.

Практика

Теперь рассмотрим, приведенные советы на практике. Начинаем составление плана на следующий день перед окончанием рабочего дня, чтобы очистить голову от мыслей, записав их и лучше отдохнуть.

1 Шаг

Разделим страницу пополам , я просто провожу линию, чтобы были области для жесткого и гибкого графика.

2 Шаг

Запишем все дела , которые нужно сделать, начнем с жестких дел:

10:30 Совещание;

15:30 Встреча с клиентом;

18:30 Бассейн.

Теперь заполним гибкий график:

Подготовить финансовый отчет;

Оплатить интернет;

Разобрать документы;

Передать отчет в бухгалтерию.

3 Шаг

Создаем напоминания очень важного дела привязанного ко времени, чтобы ни в коем случае не забыть. Например, в 10:20 выйти на совещание, для этого ставим будильник в телефоне на данное время.

4 Шаг

Расставим приоритеты для гибких дел(А, Б, В):

- А. Подготовить финансовый отчет;

- Б. Оплатить интернет;

- В. Разобрать документы;

- А. Передать отчет в бухгалтерию.

5 Шаг

Выделим важные и неприятные дела . Важные обводим ручкой, а напротив неприятного дела ставим восклицательный знак. Предположим, что самое неприятное дело это «Разобрать документы», подписываем это дело восклицательным знаком. А самое важное дело, допустим «Подготовить финансовый отчет» обводим вокруг.

6 Шаг

В конце ежедневна вставим несколько чистых листков и скрепок , на случай если закончится страница для записи.

7 Шаг

Пишем в электронном органайзере на телефоне список дел , привязанных к месту и людям. Например, создадим следующие записи: «когда окажусь в продуктовом», «при встрече с шефом», «если буду в офисе» и т. д.

8 Шаг

Повторяем Цели. План на следующий день составлен, теперь можно отдохнуть после рабочего дня. Но в плане на завтра мы пока не повторяли цели, чтобы не начать думать о работе, когда мы отдыхаем. Цели нужно будет повторить непосредственно перед началом рабочего дня, т. е. утром. Итак, допустим, наступило утро, теперь открываем наш план и в самом начале переписываем наши цели, чтобы замотивировать себя.

Теперь, когда ежедневник подготовлен и планы записаны, можно приступать к высокоэффективной работе, вычеркивая дела по мере выполнения.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь

Гибкая постановка целей (Getting Results the Agile Way) это довольно простая и понятная система, которую можно и нужно использовать для достижения серьезных результатов. Она была придумана Дж. Д. Мейером, менеджером Майкрософт, и пользуется неубывающей популярностью.

Эта система достижения целей поможет добиться реальных результатов, так как продумана следующим образом: цель года определяет цель каждого дня и в свою очередь каждый день вы работаете на общую единую цель года.

Существуют три ключевые части Agile Results:

• Правило трех.
• План в понедельник, Результаты Дня, Пятничный Обзор.
• Сферы влияния.

Правило Трех для планирования достижения целей в границах системы 3×3:

• 3 цели года
• 3 цели месяца
• 3 цели недели
• 3 ц е л и д н я

Используйте План на неделю, Результаты дня, Пятничный Обзор как образец для еженедельных результатов. Каждую неделю определяйте три результата для недели, потом определяйте три ключевых результата, которые вы хотите от каждого дня, и в пятницу определяйте три дела, которые прошли хорошо, и три дела, которые надо улучшить.

Сферы Влияния – это самые важные области нас и нашей жизни. Например, душа, тело, карьера, досуг, отношения, финансы. Определите ваши ключевые области жизни, куда вы готовы вкладывать усилия на получение максимальной отдачи. Начните с того, что просто перечислите их. Так ваши цели станут наглядными.

Более подробно можно прочесть в Дж. Д. Мейера «30 дней достижения результатов».

Разберем эту систему на примере цели: стать самодостаточным человеком .

Это довольно объемная цель, поэтому изначально мы разобьем ее на три цели года по видам самодостаточности:

• Хозяйственная самодостаточность (ХС).
• Психологическая самодостаточность (ПС).
• Социальная самодостаточность (СС).

Но для начала нужно подготовиться: завести дневник успеха, чтобы видеть свои результаты и каждый день подпитывать новыми победами общую цель года. Эти цели должны быть перед глазами, чтобы можно было сверяться с ними и не сворачивать с пути.

Ведение записей – это оптимальный способ впечатать ваши цели в подсознание. Чем чаще вы записываете свои цели, тем скорее они материализуются. Запись и перезапись целей все глубже и глубже убеждает вас в их достижимости. По мере роста уверенности и убежденности вы яснее видите возможности, которые затем трансформируете в реальности.

Заведите недатированный ежедневник или обычную тетрадь. Разделы должны включать:

I. Ваши цели

1. Распишите подробно ваши три цели года.
2. Опишите навыки, которыми вы должны обладать, чтобы достигнуть этих целей.
3. Опишите привычки, которые вам нужно искоренить/приобрести.
4. Черты характера, которые стоит изменить/приобрести.
5. Составьте список литературы.
6. Найдите интернет-сервисы с нужными материалами, специализированные ресурсы для достижения целей.
7. Мотивирующие цитаты и картинки тоже не будут лишними.

II. Сам ежедневник

1. Три цели месяца, исходя из целей года – описание на отдельном листе перед соответствующим месяцем.
2. Три цели недели, исходя из целей месяца и года – описание на отдельном листе перед соответствующей неделей.
3. Ваш день (ежедневные дела):
– запишите накануне три цели следующего дня, подчиненные тремя целям недели, месяца, года;
– опишите главный успех дня по его прошествии и проанализируйте его, чтобы повторить;
– проанализируйте главное поражение дня – как этого избежать в дальнейшем.
4. Итоги недели – анализ успехов и поражений (на отдельном листе по окончании недели).
5. Итоги месяца – анализ успехов и поражений (на отдельном листе по окончании месяца).

А чтобы всегда иметь в поле зрения свои годовые цели, найдите красивую картонку, запишите их на нее и используйте эту картонку как закладку для вашего дневника.

Можете сделать Дневник успеха по моему

Вернемся к примеру: цель – стать самодостаточным человеком.

Вам пригодятся (на примере хозяйственной самодостаточности):

Навыки – умение готовить, оплачивать счета, забивать гвозди, подшивать шторы и т.п.;
Привычки – поддерживать порядок, следовать расписанию, анализировать ситуацию, делать быстрый выбор т.п.;
Качества – самодисциплина, сила воли, упорство, решительность, ответственность и т.п;
Ресурсы (физические, финансовые, человеческие) – материальный источник, профессия, жилье и т.п.

Основную цель разбиваем на цели года.

Цели года (подробно описать каждую):
1. Хозяйственная самодостаточность (уметь себя обслуживать и обходиться в быту без посторонней помощи, жить отдельно, грамотно распоряжаться своими финансами).
2. Психологическая самодостаточность (уметь принимать решения самостоятельно, самодисциплина, ответственность).
3. Социальная самодостаточность (продвижение в карьере, самообразование, и круг общения).

Составляем для них подцели:

Три цели месяца:
ХС. Научиться готовить.
ПС. Избавиться от привычки звонить (писать смс) друзьям по любому поводу, советоваться и жаловаться на жизнь.
СС. Прочесть три книги по повышению личной эффективности и профессионального уровня.

Три цели недели:
ХС. Освоить приготовление трех блюд.
ПС. Провести неделю без общения с друзьями.
СС. Прочесть книгу С. Кови .

Три цели дня:
ХС. Приготовить котлеты.
ПС. Помедитировать 10 минут.
СС. Прочесть 20 страниц книги, завести тетрадь для кратких записей прочитанного.

Три цели месяца (цель года – стать самодостаточным человеком) могут выглядеть и так:

ХС. Научиться готовить, работать над привычками: мыть за собой посуду, поддерживать порядок в комнате. Вести учет своим расходам (завести блокнот для этих целей). Рассчитать свою «потребительскую корзину» и прожить на 5 000 руб. в месяц.
ПС. Провести неделю без общения с друзьями, ограничить время в соцсетях 1 часом, медитировать по 10 минут в день.
СС. Прочесть 3 книги по личной эффективности, избавиться от привычки опаздывать на работу, узнать и проанализировать возможные перспективы карьерного роста.

Но не стоит зацикливаться на цифре три: у вас может быть две цели года и на каждую из них по десять подцелей, главное соблюдать основные принципы системы – каждый день делать небольшие шаги в направлении основной цели, разбирать и анализировать результаты дня.

Некоторое время тому назад я прочитал бестселлер . Надо отметить, что это одна из самых посещаемых страниц блога. Мне очень понравились мысли Кови по тайм-менеджменту, и я даже написал электронное письмо в издательство Альпина Паблишер, кратко изложив идею подготовки ежедневника на основе книги (это было в 2012 г.). Но оказалось, что такой ежедневник уже написан самим Кови. Это отличный подарок всем, кому симпатичны идеи Кови.

Ежедневник: Метод Стивена Кови. – М.: Альпина Паблишер , 2015. – 376 с. + вклейка 56 с.

Скачать конспект (краткое содержание) в формате или

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ЕЖЕДНЕВНИКОМ

Ежедневник состоит из основной части и вкладки. В основной части располагаются листы для ежедневного планирования. С их помощью вы сможете контролировать ваши приоритетные задачи на каждый день. Внизу каждой страницы вас ждет цитата, посвященная одному из семи навыков, взятая из бестселлера Стивена Кови Семь навыков высокоэффективных людей .

На вкладке, сделанной из плотной бумаги, находятся листы для еженедельного и ежемесячного планирования: еженедельный компас и планинг. Вы можете отделить листы еженедельного компаса (для этого специально сделана перфорация) и использовать их как закладки, чтобы вы всегда видели ваши еженедельные приоритеты при планировании каждого дня. На вкладке также располагается рабочий лист планирования целей и ценностей, а также таблица годовых расходов и доходов.

ВВЕДЕНИЕ В РУКОВОДСТВО ПО ПЛАНИРОВАНИЮ

Управление временем. Вы постоянно слышите этот термин, но что в действительности он означает? Как, собственно, нужно «управлять временем»? Можете ли вы управлять им или собой в рамках определенного периода, который есть у вас каждый день? Купив ежедневник, вы сделали первый шаг на пути к более эффективному управлению временем и своей жизнью. Ежедневник поможет вам сосредоточиться на самом главном и испытать больший успех в достижении самых важных для вас целей. Это руководство по планированию даст вам необходимый импульс!

Ежедневник составлен по образцу «книжечки» Бенджамина Франклина, которую он носил с собой, записывал в нее свои ценности, цели и планы, затем отслеживал по ней свои успехи (см. ). Мы трансформировали эту идею в инструмент, который в сочетании с изучением книги «Семь навыков высокоэффективных людей» помогает людям использовать время более разумно, чтобы они могли сосредоточиться на самом ценном. Руководство по планированию поможет вам выявить приоритеты и планировать исходя из них.

ДОСТИЖЕНИЕ ПРИОРИТЕТНЫХ ЦЕЛЕЙ

У Бенджамина Франклина был трехэтапный метод планирования и осуществления своих целей, который начинался с ценностей. Сначала он их определял, затем расставлял среди них приоритеты и уточнял каждую. Модель пирамиды продуктивности (рис. 1) показывает четыре этапа, позволяющие сосредоточить время на том, что является для вас самым ценным и чего вы хотите добиться в жизни, - ваших самых приоритетных целях. Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих этапов.

Рис. 1. Пирамида продуктивности

Если вы не разработаете собственный план жизни, велика вероятность, что вы попадете в план кого-то другого. Как вы думаете, что они запланируют для вас? Немного.
Джим Рон

Этап 1: Определяйте ценности

Ценности лежат в основании пирамиды продуктивности, потому что наши ценности представляют собой то, что имеет для нас самое большое значение. Они являются источником наших желаний и помогают определять, на что направить свою энергию. Наши ценности должны быть движущей силой буквально всего, что мы делаем. Если этого не происходит, значит, в основании памятника нашей жизни - нашей личной пирамиды - имеется трещина, что может вести к нестабильности всей структуры.

Этап 2: Ставьте цели

Прекрасная жизнь создается и строится поэтапно, как пирамида. Думаете, древние египтяне начинали строительство без какого-либо проекта? Цели - это своего рода проект вашей жизни. Давайте узнаем, как эффективно ставить дели. Определите и пронумеруйте каждую цель. Подробно опишите, в чем состоит каждая из них и что требуется для ее осуществления. Определите временные рамки для каждой цели, которые помогут вам оценить свой успех. Делите крупные цели.

Разбейте свою цель на этапы и задачи и пронумеруйте их. Например, сколько денег нужно, чтобы купить описанный вами дом? Как вы предполагаете их заработать? Может быть, вашим первым шагом будет приобретение новых рабочих навыков, которые помогут вам получить повышение.

Полезный совет: На листе планирования целей записывайте их так, чтобы было понятно, как их достичь. Например, вместо того чтобы писать нечто абстрактное (допустим, «Я хочу быть более сострадательным»), напишите что-нибудь более четкое и измеримое (например, «Я стану волонтером в благотворительной организации»). Пользуйтесь ежедневными страницам и ежемесячным планингом. Просматривайте свои цели и решайте, когда вы будете выполнять каждую из отдельных задач.

Если ваша долгосрочная цель - собственный дом, то в качестве первого шага вы можете начать откладывать $200 в месяц на первый взнос. (Это должно быть записано на листе планирования целей.) Запишите: «Организовать прямой перевод $200 с текущего счета на сберегательный». Или если вы уже знаете день, в который хотите выполнить задачу, запишите ее в список приоритетных задач на этот день. Если какую-либо из этих задач пока не нужно или невозможно выполнить, запишите ее в список задач на следующие месяцы.

Этап 3: Планируйте еженедельно

Поскольку мы не знаем, что для нас действительно важно, важным кажется всё. Поскольку важным кажется всё, нам приходится делать всё. К сожалению, другие люди видят, как мы делаем всё, поэтому ожидают, что мы будем делать всё. Делая всё, мы так заняты, что у нас нет времени подумать, что действительно для нас важно.
Неизвестный автор

Доводилось ли вам испытывать нечто подобное? Большинству из нас когда-либо приходилось. Матрица управления временем служит инструментом, разработанным, чтобы вы могли понять, на что именно тратите свое время (рис. 2). Это инструмент, который изменит ваш образ мыслей и поможет вам отфильтровать бессмысленные срочные дела.

Рис. 2. Матрица управления временем

Модель матрицы управления временем была разработана как часть бестселлера Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Используя концепции важности и срочности, Кови понял, что всю нашу ежедневную деятельность можно легко поделить на четыре категории: важная и срочная, важная, но несрочная, срочная, но неважная и неважная и несрочная. Матрица управления временем разделена на четыре квадрата. Давайте более подробно рассмотрим каждый из них.

Квадрат I, или Квадрат необходимости, содержит задачи, которые являются одновременно срочными и важными. Квадрат III – квадрат-обманщик. В нем содержатся срочные задачи, которые часто кажутся важными, но в действительности таковыми не являются. Часто это приоритеты других людей. Квадрат IV – квадрат пустой траты времени и излишеств. Сюда попадает и злоупотребление телевизором! Если вы будете держаться подальше от Квадратов III и IV, у вас появится больше времени на деятельность из Квадрата II. В Квадрате II, Квадрате продуктивности и баланса, содержатся важные, но не срочные виды деятельности. Какую деятельность вы отнесли бы к Квадрату II?

Толстая горизонтальная линия, которую вы видите в матрице управления временем, отделяет важное от неважного. Если вы будете жить к северу от этой линии, в Квадратах I и II, то ваша жизнь будет более продуктивной и сбалансированной. В этом весь смысл!

Чтобы тратить больше времени в Квадрате II, нужно планировать дела еженедельно. Вы проактнвно планируете, как потратите свое время, а не реагируете на происходящее.

Начиная еженедельное планирование, важно не забывать о трех вещах. Во-первых, план нужно составлять до того, как неделя началась. Во-вторых, возможно, вам будет легче всего это сделать в тихом месте. И, в-третьих, запланируйте на этот процесс 20-30 минут.

Используйте карточку еженедельного компаса, входящую в ваш ежедневник. Этот инструмент, как настоящий компас, поможет вам не сбиться с пути и будет показывать направление в течение недели. Почаще обращайтесь к нему, чтобы он напоминал вам, что действительно важно.

Три шага к еженедельному планированию

1. Просмотрите свои роли. Первый шаг в еженедельном планировании - это просмотреть свои роли. Не забудьте о себе! Это роль «Затачивайте пилу» и ее четыре измерения, отмеченные в Компасе (физическое, социально-эмоциональное, интеллектуальное, духовное). Имейте в виду, что время от времени ваши роли могут меняться. Возможно, будут недели, когда найти обязанности в определенных ролях будут минимальными. Это не обязательно значит, что вы больше не играете эту роль - просто в эту неделю у вас небольшая передышка. На следующей неделе так может и не повезти!

2. Выбирайте «крупные камни» (рис. 3). «Крупные камни» - это ваши самые важные приоритеты на неделю. Просматривая роли и выбирая «крупные камни», спросите себя: «Что самое важное я могу сделать в этой рол и, что окажет самое большое положительное влияние?» Представьте, что вам дали кучу камней - некоторые из них довольно большие, а некоторые маленькие - и попросили набрать в ведро как можно больше. Лучший способ уместить все камни - сначала положить большие, а затем дать мелким камешкам заполнить пространство вокруг них. Сравните этот образ с вашей неделей. Сначала распределите самые важные дела, а затем - менее важные вокруг них. И каков результат? Более высокая производительность и внимание к делам, имеющим для вас высший приоритет.

Рис. 3. Роли и крупные камни

Выбрав «крупный камень» для каждой роли, запишите его. У вас не всегда может найтись «крупный камень» для каждой роли, и может оказаться больше одного «камня» для конкретной роли. Не забывайте о роли «Затачивайте пилу»! Некоторые выбранные вами «крупные камни» могут представлять собой встречи или задачи на неделю.

3. Составьте расписание на неделю. Сначала расставьте «крупные камни», а затем заполните промежутки остальными. Сила недельного планирования - в распределении сначала «крупных камней», прежде чем мелкие заполнят вашу неделю - а они заполнят! «Крупные камни» могут превратиться во встречи и задачи или стать сферой основного внимания на неделю. Задачи, связанные с личным развитием, которые невозможно включить в расписание, например, «Внимательно слушай», остаются в карточке еженедельного компаса в качестве напоминания. Сейчас хороший момент просмотреть на цели, так как в них могут найтись пункты, которые, возможно, вам захочется включить в расписание на неделю. Большинство «крупных камней» относятся к типу задач в Квадрате II (важно, но не срочно). Когда вы составили расписание и неделя началась, не позволяйте другим срочным, но менее важным вещам занять их место. Это важно для сохранения контроля над ситуацией, продуктивности и ощущения спокойствия в течение недели.

Этап 4: Планируйте ежедневно

Мы добрались до вершины пирамиды продуктивности! Каждое утро выделяйте от пяти до десяти минут, чтобы спланировать день. Как и в еженедельном, в ежедневном планировании есть три важных шага:

1. Проверьте сегодняшние договоренности. Договоренности - это обещания себе или другим уделить чему-то определенное время. Поскольку вы уже выделили его в своем расписании, остальные задачи на день вам придется планировать вокруг них. Поэтому логично начинать каждый день с проверки договоренностей.
2. Составляйте реалистичный список. Список не должен быть заполнен сверху донизу. Слишком плотно заполненный список может обескуражить вас, и вы почувствуете, что теряете контроль, так как у вас не остается возможности проявить гибкость или спонтанность. Вместо этого, проверив договоренности на день, определите количество оставшихся свободных часов, а затем расставьте разумное количество задач, которое вы сможете выполнить за это время (рис. 4).
3. Расставьте приоритеты (АВС, 123). Этим вы определяете ценность и порядок пунктов в вашем списке, что позволяет не тратить время на то, что не представляет для вас ценности, и не жертвовать самыми важными вещами в вашей жизни в пользу менее существенных дел. Вы получаете прекрасную возможность определять, на чем сосредоточить свое внимание и свою энергию.

Рис. 4. Ежедневное планирование

Составить список приоритетов легко по принципу АВС, 123. А, В и С обозначают ценность каждой задачи, а 1, 2 и 3 - порядок или последовательность, в которой вы будете выполнять эти задачи. И, наконец, на каждой странице планировщика над списком приоритезированных задач на день вы найдете условные знаки, которые помогут вам легко отслеживать прогресс по каждой задаче. Вы найдете в нем знаки, указывающие, что задача была выполнена, переадресована, удалена, поручена кому-то другому или находится в процессе выполнения (рис. 5).

Рис. 5. Отслеживание прогресса по каждой задаче

ЦЕННОСТИ/МИССИЯ

Живете ли вы в соответствии со своими главными ценностями? Осознаете ли вы, что они собой представляют? Хватает ли у вас времени четко определить их для себя и честно спросить себя, как вы планируете свою жизнь, основываясь на них?

Эти вопросы кажутся простыми, но над ними нужно размышлять. В этом разделе с помощью предлагаемых действий вы подумаете о том, что доставляет вам в жизни самую большую радость. Далее следует несколько видов действий, которые помогут вам понять свои ценности и роли. Эти действия помогут вам накопить идеи, пока вы не будете готовы написать свое собственное Заявление о личной миссии.

Действие 1: Прояснение ценностей. Первый вид действий поможет вам определить свои ценности и написать позитивные, проясняющие утверждения о себе и своих ценностях. Ваша интерпретация ценности не обязательно должна быть точно такой же, как чья-то еще. Для вас честность может означать «Я никогда не лгу», а для кого-то другого - «Я честный, мне можно доверять в личных делах и бизнесе». Если вы вносите ясность в свои ценности, они становятся для вас более реальными. Когда вы пишете проясняющие утверждения, обязательно употребляйте положительные выражения, такие как «Я являюсь», «Я делаю», «Я буду».

Думайте о вещах, которые вы цените больше всего, например, честность, приключения или баланс, и используйте рабочие листы вкладки Действие 1: Ценности, чтобы их записать. Другие возможные ценности могут включать, но не ограничиваться следующими:

• Цельность личности
• Красота
• Любовь
• Терпение
• Карьера
• Сострадание
• Смелость
• Командная работа
• Уважение
• Образованность
• Хорошая физическая форма
• Благодарность
• Верность
• Духовность

После того как вы определили и прояснили свои ценности, вы готовы определить свои роли.

Действие 2: Выявление и определение своих ролей. В центре внимания большинства людей находится несколько основных областей их жизни. Например, выступая в роли родителя, бегуна и менеджера проектов, вы будете иметь цели, относящиеся к семье, спортивным достижениям и карьере. Роли представляют эти различные области. Роль - это основное отношение, область ответственности или вклад. Размышляя о своих ролях в жизни, обдумайте четыре следующих примера:

Виктор: товарищ, опекун, волонтер, сотрудник.

Мария: жена/мать, стоматолог, член родительского комитета, художник.

Дмитрий: лидер, помощник, менеджер по работе с клиентами, друг, гражданский лидер.

Михаил: муж/отец, менеджер, коуч, хозяин, исследователь.

Роли отражают важные для вас отношения и основные обязанности или характеристики, связанные друг с другом. Выявляя и записывая свои роли, вы можете представлять, как бы вы хотели сыграть каждую из них. Например, если у вас есть роль супруга, ее основной характеристикой может быть поддержка. Вы начнете думать о том, как хотели бы себя вести, чего достичь и т.д.

Воспользуйтесь рабочими листами Действие 2: Роли, чтобы перечислить свои роли и основных людей, с которыми связана каждая из них. Например, с ролью родителя будут связаны дети. И, наконец, запишите разъясняющее утверждение, которое будет определять идеальное исполнение этой роли. Закончив, вы будете готовы перейти к видам действий, которые помогут вам написать Заявление о личной миссии.

Действия 3-6. Эти четыре вида действий помогут вам написать Заявление о личной миссии. Что вы цените: карьеру, отношения, свободное время? Пришло время провести мозговой штурм. Ниже перечислены четыре вида действий, которые вам помогут.

• Действие 3: Начальные вопросы.
• Действие 4: Быть, делать, иметь.
• Действие 5: Что бы вы хотели услышать о себе.
• Действие 6: Оценивающие вопросы.

Каждый вид действий помогает дополнительно прояснить, что вы цените и хотите включить в жизненные планы. В верхней части каждого рабочего листа имеются краткие инструкции. Закончив описывать виды действий 1–6, вы будете подготовлены к написанию Заявления о личной миссии.

Действие 7: Заявление о личной миссии. Теперь, когда вы обдумали все то, что больше всего цените, и определили, на что хотите тратить свое время, вы готовы написать Заявление о личной миссии. Ваше Заявление о личной миссии - это письменное провозглашение того, кто вы такой и что вы за человек. Оно должно отражать все то, в чем вы хотите поучаствовать за свою жизнь, что хотите сделать и каким человеком хотите быть. Ваше Заявление о личной миссии является утверждением ваших самых высоких приоритетов, которые вы определили в процессе предыдущих видов деятельности.

Личная миссия - это не то, что можно написать за вечер. Она требует углубления в себя, тщательного анализа, продуманных выражений и множества переработок в поисках окончательного варианта. Могут пройти недели, даже месяцы, прежде чем вы полностью удовлетворитесь достигнутыми результатами, почувствуете, что у вас получилось исчерпывающее и сжатое изложение ваших сокровенных ценностей и устремлений. И даже тогда вы будете регулярно возвращаться к написанному, внося некоторые коррективы, по мере того как с годами будут изменяться ваши взгляды и обстоятельства.
Стивен Р. Кови. «Семь навыков высокоэффективных людей»

ЛИЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

При запуске ракеты в космос в первые минуты она расходует больше энергии, чем за несколько следующих дней полета на расстояние почти миллион километров. Как и сила земного притяжения, привычки тянут нас к земле. Часто самой сложной частью отказа от дурной привычки или начала привыкания к эффективному навыку является первое усилие. Следующие советы могут помочь вам на стадии «взлета», когда вы меняете свои привычки:

• Разбивайте задачу или цель на несколько маленьких, достижимых целей.
• Делитесь своими успехами с человеком, который может помочь и поддержать вас.
• В случае неудачи сразу же начинайте сначала.

Самая важная часть достижения успеха в овладении семью навыками - это ваши обязательства действовать. Пожалуйста, потратьте немного времени на то, чтобы дать себе обещание добиться успеха и выполнить его.

Я, ________________________________________

__________________________________________

обещаю, что:

• прочитаю все, что решил прочитать, и сделаю все, что решил сделать;
• еженедельно буду уделять некоторое время реализации на практике изученных принципов и навыков.

Подпись _____

Дата_________

Рис. 6. Вид страницы ежедневника

Меня так часто спрашивают, что за оранжевая книжечка у меня такая особенная, и я решила больше не скрываться и признаться: у меня есть личный помощник в планировании открытий и достижений. Именно с его помощью появились и развиваются этот блог, компания Improve Experience и несколько других проектов.

Как он появился и зачем - в этом посте.

История идеи

Меня всегда приводили в дикий восторг две вещи: всякие блокноты-книжки-ежедневники и возможности для развития. В этом ежедневнике две моих страсти органично слились в одно.

У меня есть такой принцип творчества: собирать в кучку все, что нравится, что отзывается чем-то близким внутри, и потом создавать из этих разнородных кусочков что-то свое.

Так появился и этот ежедневник: формат планировщика недель я взяла из AIESEC Learning Planner (отличная, кстати, была вещь!), формат постановки жизненных целей - из моих встреч с людьми, занимающимися профессиональным и личностным развитием и целеполаганием. Что-то пришло из интернета, что-то появилось на работе в Improve в процессе обсуждения моей мотивации с руководителем и наставником. Обложку я нарисовала сама по мной же созданному макету футболки с любимой цитатой.

Сколько себя помню, я со школьного возраста записываю свои дела, задачи и проекты. Раньше я это делала в блокнотах и ежедневниках, потом им на смену пришли программы и приложения, гугл календари и прочие вроде бы удобные штуки. Но время шло, а жизнь не сильно приближалась к тем мечтам и идеалам, которые я себе рисовала несколько лет назад.

В какой-то момент я осознала, что виртуальные планировщики для таких важных вещей как жизненные цели мне не подходят. Так просто закрыть страницу в браузере, выключить нотификации на смартфоне, не заглядывать в давно не обновлявшийся файлик…

А когда блокнот лежит у меня на столе и недвусмысленно напоминает о том, что я хотела сделать, когда в нем не только жизненные цели, но и рабочие заметки, план и приоритеты на неделю, встречи и командные события - тогда планировщик становится часть ежедневной жизни.

После того как мои друзья и коллеги восторженно отозвались о моем детище и в один голос заявили, что хотят такой же, мы с моей второй половиной решили, что скрывать от мира такой полезный блокнотик было бы глупо, и вот - я делюсь опытом с читателями моего блога, а вместе с этим возможностью .

Что внутри

В самом начале ежедневника и в конце каждого месяца есть специальные странички для того, чтобы отмечать личные цели и прогресс по ним. Тут есть «колесо баланса», место для двух сфер внимания на месяц и итоги месяца.

Круг, похожий на мишень, я расчерчиваю на несколько секторов, которые представляют важные составляющие моей жизни - семья, работа, творчество, спорт и так далее. Потом я закрашиваю каждый сектор в зависимости от удовлетворенности по этой сфере от 1 до 10.

Основная часть ежедневника - понедельное планирование. Мне оно кажется гораздо удобнее, чем ежедневное, да и сам блокнот получается не такой толстый, когда один день не занимает целую страницу. Недельки можно заполнять как угодно:)

Я люблю писать в недельный планировщик только самые важные и определенные во времени события, например встречи, дедлайны, праздники. В верхней правой части - имена людей, от кого я что-то жду и кому нужен волшебный пендель, а также идеи, мысли, вопросы.

Кстати, в текущей редакции ежедневника окошко «Кого пежить» я заменила на «Люди недели», так как не всем знаком офисный сленг, да и не всегда важного человека нужно именно пежить. Как оказалось, иногда хочется и записать туда людей, кому надо что-то передать, сказать спасибо, делегировать что-то.

В верхней левой части - три главные приоритета на неделю. Классно, когда эти приоритеты отражают не только работу, но и что-то из сфер внимания на месяц. Это помогает сосредоточиться и держать в фокусе то, чего я хочу достичь.

И один из самых противоречивых разделов - заметки со встреч. С одной стороны, этих страничек вечно не хватает, с другой стороны - их часто лень заполнять полностью.

Но они реально выручают в связке с привычкой . Для человека, который занимается организацией событий и работает с командой, - верный помощник.

Обложка

Часто люди мучаются вопросом, что им делать и будет ли это кому-то полезно. Но это не главное. Главное - делать то, от чего тебя прёт. Обложка будет напоминать об этом нехитром принципе и вдохновлять делать то, что по-настоящему нравится.

У меня никогда не получалось красиво перевести эту фразу на русский, на английском она вдохновляла меня гораздо больше. Мой вольный перевод такой:

Не спрашивай, что нужно миру. Спроси себя, что дает тебе чувство, что ты живой, и занимайся этим. Потому что миру нужны живые люди.

Что будет дальше

Что бы я ни делала, меня преследуют идеи по улучшению. У ежедневника было уже две редакции, и я понимаю, что это не предел. Идей по добавлению разных блоков и страничек у меня много, но все равно я открыта новым идеям и предложениям. Так что не стесняйтесь делиться в комментариях вашими любимыми практиками и упражнениями!

Хотите такой же себе или в подарок?

Можно на пока что единственной страничке магазина. Я печатаю их сама в Новосибирске, отправляю каждому индивидуально.

Если вы хотите сразу много штук для всей своей компании или команды, напишите мне на , и мы договоримся о стоимости и сроках доставки.

Исходные макеты я не продаю, хотя многие спрашивают:)

(Visited 24 080 times, 1 visits today)

Здравствуйте, уважаемые читатели блога! Планирование – неотъемлемая часть успешной жизни, и сегодня я хочу рассказать об одном его инструменте, а именно о том, как вести ежедневник, чтобы он помогал вам в делах, а не отнимал время и силы на заполнение.

Как выбрать подходящий?

12 правил ведения

Итак, что нужно для покупки подходящего планнинга, вы в курсе, теперь давайте рассмотрим правила и рекомендации о том, как правильно его заполнять.

1.Разграничение жесткого и гибкого графика

Жесткий график – это когда у вас какое-то дело обязательно имеет привязку ко времени, к примеру, совещание в 11:30. А гибкий – это те задания, приступить к которым можно в течение дня, либо вообще перенести, то есть — разобрать документы, просмотреть почту и др.

И главной ошибкой многих является почасовое расписание «плавающих» задач, что может привести к неврозу. Ведь совещание может затянуться, начаться позже, отчего сдвигаются по времени и другие дела, не соответствуя вашим планам. И тогда вы будете разочаровываться и нервничать каждый раз. Что совсем негативно скажется как на здоровье, так и на работе. Но и без жестких задач тоже нельзя, иначе мы не будем выполнять работу в срок, мотивация снизится, да и производительность тоже.

Варианты решения данной сложности – это разграничение страницы примерно таким образом:

Если вы будете просто возле каких-то дел проставлять время – вы рискуете упустить из виду что-то важное и значимое. Так что, помимо нумерации обязательно разделите на две колонки каждую страницу, этот приём значительно увеличит вашу эффективность.

2.Приоритетность

Часто совершается ещё один вид ошибки – задачи выполняются по мере поступления без учёта важности. Если вы читали статью , то в курсе, что при планировании всегда нужно ранжировать задачи по мере их значимости.

Так что не стоит начинать работу с какой-то незначительной мелочи, пока над вами висят срочные и важные дела. Чтобы было проще ориентироваться в списке ежедневника, предлагаю придумать символы для каждого вида важности. У меня такая система:

• А – невыполнение повлечёт серьёзные негативные последствия, поэтому приступить следует незамедлительно. Допустим, оплатить кредит, если в определённый срок вы не внесёте деньги, вам будут начислены штрафы и отчисления.
• Б – в случае пропуска особо серьёзных последствий не будет, но лучше всё-таки выполнить, дабы облегчить себе жизнь. Например, если вы не купите продукты, то на ужин не получите желаемый салат, придётся довольствоваться тем, что есть в холодильнике, вроде и не страшно, но какая-то потребность не будет удовлетворена.
• В – рекомендовано сделать. Игнорирование, неприятностей не привлечёт, но положительно скажется на самочувствии или рабочей деятельности, если вы решите сделать. Самые простые примеры – заменить шторы в зале, повесить картину в кабинет и т.д.

3.Лягушка

4.Когда планировать?

Планировать следует начинать не с самого утра, отнимая у себя драгоценное время, а непосредственно вечером, минут за 20 до окончания рабочего дня. Если вы пошагово заранее распишите свою предстоящую деятельность, то ночью вас не настигнет бессонница на фоне продумывания планов на завтра, и с утра не придётся «ломать» голову над тем, куда бросаться в первую очередь.

5.Вычеркивать выполненное

Для мотивации и экономии времени всегда вычёркивайте сделанные задания. Тогда вам не придётся их снова перечитывать, а наблюдая за тем, сколько работы вы уже сделали, вы станете более уверенным в себе и успешным.

Ведь желание продолжать в том же духе будет сподвигать на решительные действия, исключая из жизни лень и пассивность.

6.Использование по назначению

Очень важно научиться использовать ежедневник по назначению, не путая с адресной книгой или книгой рецептов. Не вносить туда мысли, переживания и подобное, иначе чистые листы закончатся, да и в хаосе идей вы сможете упустить из виду что-то важное. Часто происходят ситуации, когда что-то нужно срочно записать, но для этих дел заведите специальные листы, вложив в кармашек блокнота. Если вдруг вы всё-таки расходовали разграниченные страницы, с помощью степлера прикрепите новые.

7.Цели

На первом листе или на закладке обязательно напишите ваши основные цели, это будет мотивировать, а также помогать формировать мыслеформы во Вселенную, для скорейшего претворения их в реальность. С процессом их создания и формирования, вы можете ознакомиться .

8.Личная жизнь

Помните, что существует не только карьера, но и личная жизнь, которую также иногда стоит планировать, иначе, увлёкшись проектом, вы пропустите утренник у ребёнка или не подготовитесь к приезду родителей, забыв встретить их в аэропорту. Да и в расписании должны быть приятные дела, чтобы сохранялось ощущение удовлетворения от жизни, при чём, полноценной.

9.Нет не выполненных задач

Ещё одно правило – обязательно не выполненные задания переносите на другие дни, не ленитесь переписывать, иначе вы рискуете потерять из виду что-то важное или упустить много времени, перелистывая каждую страницу и пытаясь вспомнить, что не успели завершить и где ещё необходимо ваше участие.

10.Креатив

Допускаются какие-либо креативные способы ведения еженедельника, главное, чтобы вам хотелось в него заглядывать. Например, с помощью рисунков, значения которых выпишите на отдельном листе. Посмотрите статью , некоторые моменты вы вполне сможете применять и в планировании деятельности, особенно, если взялись за большой проект, закончите который совсем не скоро. Или фиксировать для себя, с чем справились неплохо, а где поленились и не выложились на полную.

11.Не увлекаться

В первое время азарта будет масса, захочется придумывать новые дела, чтобы внести в список планнинга. Но держите себя в руках, очевидную информацию, в виде почистить зубы и отвести ребёнка в садик, вносить не стоит, потому что вам очень быстро надоест весь этот процесс.

12.Стикеры

Пользуйтесь клейкими стикерами вместо обычных закладок. На них вы сможете выписывать какие-то дела, переклеивая на другой день, если в запланированный не успели выполнить.

Заключение

А на сегодня всё, уважаемые читатели блога! Выполняя эти простые правила, вы сможете наладить свою деятельность максимально удобно для достижения поставленных целей и потребностей. А напоследок хочу порекомендовать ознакомиться с моей статьёй , там есть список электронных календарей и коммуникаторов, которые значительно облегчат вам жизнь. Сил вам и вдохновения!

Материал подготовила Журавина Алина.